Digitalisierte Büroabläufe:

Digitalisierte Büroabläufe:

Sie haben sich dazu entschieden ihr Unternehmen zu digitalisieren? Dann sind Sie hier richtig! Der Startpunkt für viele Unternehmen ist die digitale Transformation. Das bedeutet einfach gesagt, dass alle Informationen zentral verwaltet werden und allen Mitarbeiter ortsunabhängig zur Verfügung stehen

Damit Sie mit der Digitalisierung Ihres Unternehmens starten können, stellen Sie sicher, dass alle hard- und softwaretechnischen Voraussetzungen erfüllt sind. 

 

Für eine detaillierte Auflistung Ihrer Möglichkeiten, besuchen Sie gerne unsere Website mit allen Optionen für die Digitalisierung Ihres Unternehmens

 

1. Definition: Was ist ein papierloses Büro?

Bei einem papierlosen Büro verrät der Name im Endeffekt schon alles, was darin steckt. Jegliche Form von Papier, wie 

  • Rechnungen, 
  • Präsentationen, 
  • Bewerbungen, 
  • Notizen oder
  • Konzepte 

werden gescannt oder anderweitig digitalisiert. Dadurch wird das alltägliche Papier-Wirrwarr übersichtlicher und einfacher zu finden. 

 

Um alle Mitarbeiter optimal auf den Wandel vorzubereiten sollte im ersten Schritt per E-Mail oder anderen Medien wie das schwarze Brett Terminankündigungen über analoge Prozesse bekannt gemacht werden. 

 

Machen Sie sich aber keine Sorgen über den zeitlichen Aufwand. Sie können kein ganzes Büro über Nacht digitalisieren. Auch hier gilt langsam und behutsam. Viele Unternehmen haben gerade in der Anfangszeit der Digitalisierung Probleme und minimieren im ersten Schritt nur den Papieranteil im Büro

 

Falls Sie sich nicht sicher sind, wie genau Sie starten sollen, buchen Sie gern kostenlos eine Erstberatung auf unserer Website bei Bell Brothers!

 

2. Wie funktioniert ein papierloses Büro?

Group of business people celebrating by throwing their business papers in the air

Doch wie startet man nun das papierlosen Büro? Wir von Bell Brothers haben ein paar Praxistipps für Sie zusammengefasst, wie Sie Schritt für Schritt Ihren Papieranteil in Ihrem Büro minimieren.

1. Schritt: Ein zentrales Kommunikationsmedium:

Das hängt ganz von Ihrer Firma ab. Manche Firmen nutzen Skype oder Zoom, andere Firmen zählen auf die Kommunikation via E-Mail. Sie können ggf. auch das zum Telefon greifen und die betreffende Person anrufen.

Im Grundsatz gilt hier vorerst einmal die bevorzugte Kommunikationsform zu wählen und in den Geschäftsalltag zu integrieren. Bleiben Sie hier bei einem einzigen Medium, um Misskommunikation oder Verwirrung vorzubeugen.

2. Schritt: Eine sichere Cloud-Lösung:

Heutzutage werden Sie von Angeboten regelrecht erschlagen, insofern Sie im Internet nach einem “Cloudsystem für Unternehmen” suchen. Seit der Digitalisierung sind unzählige neue Anbieter von verschiedenen online Speicherprogrammen aufgetaucht und bieten Lösungen für jeden Anwendungszweck.

Für welchen Anbieter Sie sich entscheiden sollten, kann pauschal nicht gesagt werden. Das variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Als Faustregel gilt jedoch, dass eine gute Cloudlösung folgende Kriterien erfüllen muss

  • umfassende Funktionen 
  • (Daten-)Sicherheit.

 

3. Schritt: Digitalisierung von unterschiedlichen Prozessen:

Wie bereits oben erwähnt, bestehen etliche Prozesse, die digitalisiert werden können.

  • Projektplanung, 
  • Rechnungswesen, 
  • Terminabsprachen,
  • Mitarbeiterkoordination

etc. sind nur einige Beispiele, die deutlich machen, wie schnell und einfach sich klassisch analoge Arbeitsprozesse digitalisieren lassen.

 

Brechen Sie hierbei die komplexen Abläufe möglichst weit herunter, damit Sie die Digitalisierung von Arbeitsprozessen so einfach wie möglich gestalten. Dies Spart Ihnen nicht nur eine Unmenge an Zeit, sondern auch eine Menge Nerven.

Informieren Sie des Weiteren auch jeden Mitarbeiter darüber, wie Ihre Arbeitsprozesse künftig ablaufen werden und in Ihrem papierlosen Büro durchgeführt werden. Halten Sie sich stets das Ziel vor Augen, dass so wenig Irritation wie möglich bei jedem Schritt der Digitalisierung entstehen sollen. Ein erfolgreiches papierloses Büro erkennt man, wenn alles reibungslos alles funktioniert und alle Mitarbeiter, auch ohne klassische Vorgehensweisen, wissen was zu tun ist. 

4. Schritt: Anschaffung geeigneter Endgeräte:

Damit das Konzept von einem papierlosen Büro in Ihrem Unternehmen funktioniert, sollten Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter zu jeder Zeit Zugriff auf die benötigten Dateien und Dokumente haben. Das ist unter anderem auch mit höheren Anschaffungskosten für beispielsweise Laptops, Tablets, Smartphones oder Ähnlichem verbunden.

In einem perfekten papierlosen Büro hat somit jeder Angestellte mindestens ein tragbares Endgerät. Dieses steht ausschließlich diesem Angestellten zur Verfügung und darf auch nach Schichtende mit nach Hause genommen werden.

5. Schritt: Einscannen von Papierdokumenten:

Auch wenn Sie Ihr Büro digitalisieren, sollten Ihre Kunden und Partner noch auf allen Wegen mit Ihnen kommunizieren können.

Es kann vorkommen, dass Sie künftig Rechnungen, Briefe und andere Dokumente in Papierform zugesendet bekommen. In diesem Fall benötigen Sie einen Scanner, um erhaltene Dokumente einfach zu digitalisieren. Achten Sie beim Kauf darauf, dass Ihr Scanner schnell und in guter Qualität arbeitet.

Tipp: Auch für Smartphones und Tablets sind mittlerweile unzählige Scanner-Apps vorhanden. Dies sollte zwar nicht Ihr “Hauptscanner” sein, eignet sich aber gut für zwischendurch.

 

3. Vor- und Nachteile eines papierlosen Büros

Das Konzept eines papierlosen Büros nimmt seit Jahren an Popularität zu. Man findet es überall. Dabei ist es egal, ob Sie sich traditionelle Großkonzerne oder sogenannte “digital nomads” betrachten. Das papierlose Büro gewinnt weiterhin an Ansehen. 

Das Konzept eines papierlosen Büros nimmt seit Jahren an Popularität zu. Man findet es überall. Dabei ist es egal, ob Sie sich traditionelle Großkonzerne oder sogenannte “digital nomads” betrachten. Das papierlose Büro gewinnt weiterhin an Ansehen. 

 

Dennoch gibt es zudem auch viele Kritiker, die die vollständige Digitalisierung komplett ablehnen. Zugegebenermaßen sind Nachteile vorhanden, die auch jeden Fall berücksichtigt werden sollten. Allerdings sind diese eher minimal. Damit Sie sich eine eigene Meinung bilden können haben wir im Folgenden Vor- und Nachteile für Sie zusammengefasst: 

 

Vorteile von einem papierlosen Büro: Nachteile von einem papierlosen Büro:
im Büro wird weniger Platz benötigt
Durch das Senken der Druckkosten und dem Platzersparnis werden Kosten gesenkt
Ihr Büro wird durch den minimalen Papierverbrauch nachhaltiger
die Teamarbeit des Unternehmens wird vereinfacht
die Kommunikation wird vereinfacht 
Zeitersparnis 
Flexibilität 
Steigerung der Effizienz im Unternehmen 
mehrfache Datensicherung 
ortsunabhängiges Arbeiten wird möglich 
Datenverschlüsselung
eine übersichtliche Struktur
zentrale Speicherung der Daten und Dokumente
es werden verschiedene Programme benötigt 
lange Einarbeitungszeiten für Mitarbeiter 
technische Abhängigkeit
in der Anfangszeit: erhöhter Kommunikationsbedarf 
Verantwortlichkeit bestimmter Personen 

 

Wie Sie sehen, ist der erste Schritt für die Digitalisierung einfach und unkompliziert. Für ein individuelles Angebot, um auch Ihr Unternehmen zu digitalisieren, vereinbaren Sie noch heute eine kostenlose Erstberatung mit unseren Experten von Bell Brothers.

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