Mitarbeiter im Homeoffice – so geht’s

Digitalisierung für den Mittelstand Mitarbeiter im Homeoffice – so geht’s

So können Ihre Mitarbeiter ganz einfach im Homeoffice arbeiten

Vor Corona waren alle Mitarbeiter in einem Büro zusammen, um die anstehende Arbeit zu verrichten. Durch die neuen Gesundheitsregularien und Sicherheitsbestimmungen war Homeoffice plötzlich in aller Munde und viele Unternehmer standen vor immensen Herausforderungen diese Nachfrage umzusetzen! Von jetzt auf gleich sollen möglichst viele Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Aber wie?

 

Alle wichtigen Daten immer zur Hand, dank Cloud Systemen

Für Unternehmen, die bereits Cloud Systeme (Daten werden online gespeichert und können so von überall abgerufen werden) in ihren Arbeitsalltag implementiert hatten, war es sehr einfach, ihre Mitarbeiter von zu Hause aus weiterzuarbeiten zu lassen.

Das liegt daran, dass es durch Cloud Systeme egal ist, von wo der Mitarbeiter seine Arbeit erledigt. Der Mitarbeiter loggt sich ganz einfach über seinen Laptop in das System ein und hat alle wichtigen Infos zur Hand, um auch von zu Hause aus arbeiten zu können.

Sogar die Telefonanlage kann mittlerweile ganz einfach über Cloud Systeme verfügbar gemacht werden. So ist jeder Mitarbeiter auf seiner persönlichen Durchwahl erreichbar, auch wenn er eigentlich nicht im herkömmlichen Büro sitzt. Weiterleitungen von Mitarbeiter zu Mitarbeiter sind ebenfalls möglich.
Das funktioniert ganz einfach über eine App, die dem Mitarbeiter auf seinem Smartphone installiert wird. Ein weiterer Vorteil der Online-Telefonie: Diese Systeme sind wesentlich günstiger als der alte Telekom-ISDN-Vertrag.
Placetel oder Sipgate kosten nur ein Bruchteil und ersetzen eine komplette Büro-Telefonanlage, die Tausende Euros gekostet hätte.

 

Mitarbeiter im Homeoffice kontrollieren

Wie kann ich Mitarbeiter im Homeoffice kontrollieren? Viele Chefs sehen das Problem in der fehlenden Kontrollmöglichkeit über seine Mitarbeiter, da diese nicht im Büro anwesend sind. Eine weitere Sorge ist, dass dem Mitarbeiter wichtige Kundeninformationen fehlen, um gut arbeiten zu können. Für diese Probleme gibt es eine einfache Lösung. Durch ein ordentliches CRM Programm (Customer Relationship Management, zu Deutsch Kundenbindungsprogramm) sind alle wichtigen Infos vom Kunden zentral zusammengeführt und von überall abrufbar. Auch sieht der Unternehmer im CRM wie produktiv ein Mitarbeiter ist z.B. Umsatz, Anzahl der geschriebenen E-Mails, wie viele Kundenanfragen bearbeitet wurden oder wie viele Telefonate ein Mitarbeiter geführt hat.
 

Customer Relationship Management

Ein gutes CRM ist das wichtigste Tool für ein modernes Unternehmen. Was früher die Kundenkartei war, ist heute das CRM-Programm. Ein erfolgreiches Unternehmen ohne CRM ist undenkbar, da all wichtigen Informationen um Entscheidungen zu treffen fehlen. Durch ein CRM lässt sich z. B. die Geschäftsentwicklung über Prognosen ganz einfach per Mausklick anzeigen. Ebenso können alle wichtigen Kundendetails im Handumdrehen abgefragt werden. Es gibt viele gute CRM Systeme wie z.B Pipedrive, Hubspot, Salesforce, Monday, Zoho etc. 

Aber Achtung: Nicht zu schnell für ein CRM entscheiden! Es muss gut überlegt sein, welche Anforderungen für Ihr Unternehmen benötigt werden. Wenn man nach z. B. drei Jahren bemerkt, dass man mit den Funktionen des Systems an die Grenzen stößt, kann das zu etlichen Problemen führen. Ein großer Programmwechsel bedeutet immer Verlust einiger Daten, sowie immenser Zeitaufwand für alle Beteiligten.

 

Interne Kommunikation mit Mitarbeitern im Homeoffice?

Wie kann man die interne Kommunikation mit Mitarbeitern, die im Homeoffice sitzen, regeln? Neben dem herkömmlichen Weg der E-Mail, gibt es etliche Kommunikationsprogramme, die man nutzen kann. Mit Slack (ähnlich wie Whatsapp) sind alle Mitarbeiter verbunden und können sich in verschiedenen Channels über wichtige Informationen und Neuigkeiten austauschen. So ist das ganze Team verbunden, auch wenn die Mitarbeiter im Homeoffice sitzen.

Mit Task Managementsystemen wie Trello oder Asana, können alle anfallende Aufgaben verteilt werden, inkl. Deadlines und allen benötigten Fakten zum Status der Aufgabe. So hat jeder einen Überblick, wer an welchem Projekt arbeitet und wann es fertiggestellt sein muss.

Das sind nur einige Hilfsmittel, um Ihr Unternehmen digitalisieren zu können. Ganz klar: Zu neuen und dynamischen Unternehmen gehören auch neue Ansätze für Mitarbeiter, wie das Homeoffice Angebot. Dadurch bieten Sie ihren Mitarbeitern nicht nur einen modernen Arbeitsplatz und Flexibilität, Sie sparen als Unternehmer sogar noch Zeit und Geld. Ihre Mitarbeiter werden produktiver und Sie als Unternehmer haben alle Zahlen und Aufgaben im Blick. 

 

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